Endret: 6 sep 2018     Opprettet: 31 aug 2018

Retningslinjer for styrearbeidet i Haugenstua borettslag.

RETNINGSLINJER FOR STYREARBEID I HAUGENSTUA BORETTSLAG

I styremøte 21.06.2018 ble vedtatt følgende retningslinjer for styrearbeid i borettslaget.

1. Formålet med retningslinjene.

Formålet med retningslinjene er å klargjøre de krav som stilles til borettslagets tillitsvalgte. Disse krav skal være en veileder i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv.

2. Forvalteransvar for fellesmidler.

De tillitsvalgte i borettslaget forvalter på vegne av beboerne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Et godt resultat av de tillitsvalgtes arbeid har stor velferdsmessig og økonomisk betydning for beboerne. Gjennom generalforsamlingen blir de vist den tillit det er å forvalte felles eiendom og midler. De tillitsvalgte er ansvarlig overfor andelseiere, beboere, samarbeidspartnere, naboer, Brønnøysundregistrene og revisor.

3. Tillitsvalgtes lojalitet til borettslaget.

De tillitsvalgte skal ivareta borettslagets interesser og kan i anledning rettshandel for borettslaget ikke ta imot godtgjørelser fra andre enn borettslaget, jfr. også lov om borettslag § 8-4. «Eventuelt vederlag til styremedlemmene skal fastsetjast av generalforsamlinga.»

Tillitsvalgte kan ikke betinge seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling. (Bestikkelser eller smøring.)

4. Tillitsvalgtes habilitet.

Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelser av saker dere vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse jfr. Lov om borettslag § 8-14. «Ein styremedlem må ikkje vere med i behandlinga eller avgjerda av noko spørsmål som medlemmen sjølv eller nærståande har ei klar personleg eller økonomisk særinteresse i. Det same gjeld for forretningsføraren.» 

Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for den tillitsvalgtes nære slektninger og naboer i egen oppgang. Det er den tillitsvalgte selv som har ansvaret for sin egen habilitet og plikter å si plikter å si fra dersom det kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved denne. Ved inhabilitet må vedkommende forlate møtet og eventuelt gi saken til et annet styremedlem.

5. Bruk av anbud/tilbud – effektiv ressursbruk.

For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk skal man benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid og oppdrag for laget. For større enkeltstående løpende oppdrag eller arbeider som utgjør et større beløp, når kostnaden er over kr. 500.000,- skal dette alltid skje. Styret fastsetter ut fra lagets størrelse og aktivitet en beløpsgrense for hva som regnes som større beløp. Styret har fullmakt til anskaffelser opptil to prosent av årsomsetningen, men praktiserer å innhente aksept fra generalforsamlingen. 

Dersom styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen om bruk av anbud, skal det opplyses i lagets årsberetning.

6. Taushetsplikt og innsynsrett.

De tillitsvalgte er i lov om borettslag § 13-1 underlagt taushetsplikt overfor uvedkommende om det de i forbindelse med virksomheten i borettslaget får vite om noens personlige forhold. 

«(1) Tillitsvalde, forretningsførar og tilsette i eit burettslag skal hindre at uvedkomande får tilgang til det dei har fått kjennskap til i verksemda i laget om personlege tilhøve. Teieplikta gjeld ikkje når inga rettkomen interesse tilseier at opplysningane skal haldast hemmelege.»

«(2) Brot på teieplikta kan straffast med bøter. Medverknad blir ikkje straffa.»


Dette gjelder ikke dersom ingen berettiget interesse tilsier taushet. 

Taushetsplikten er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg for å beskytte egne interesser 

eller hindre andelseiernes alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig 

og god informasjon fra styret til beboerne er viktig. Saker som likevel fremmes til tross for 

taushetsplikten er når hensyn til liv og helse gjelder, ved barnevernssaker, 

ved vold i hjemmet, og ved Politisaker.

 

7. Tillitsvalgtes belønning for ansvar og resultater.

Tillitsvalgte honoreres for sin innsats, ansvar og resultater gjennom generalforsamlingens 

fastsettelse av styrehonorar. Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å 

ansette personale på hel- eller deltid. Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller 

honorere tillitsvalgte på hel- eller deltid, eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til at 

et arbeid krever en særlig fagkyndighet eller ikke kan utføres av andre enn tillitsvalgte, 

kan dette likevel skje.

Beboerne honorerer for innsats, ansvar og resultater gjennom generalforsamlingens 

fastsettelse av styrehonorarer. Honorering for ekstraordinære oppgaver utløser 

ekstraordinære honorarer. I de tilfeller det er nødvendig for å tillitsvalgte å ta fri 

fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for borettslaget, kan 

dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. 

Eventuelle utbetalinger av lønn og honorar til tillitsvalgte utover det generalforsamlingen 

har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke 

beløp dette gjelder. For å unngå uheldig kobling av ulike roller bør tillitsvalgte som ansettes 

på hel- eller deltid, eller honoreres for enkeltoppgaver i borettslaget med et beløp som 

utgjør mer enn kr. 10.000 vurdere å tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt før utløpet av 

valgperioden. Dette gjelder ikke dersom vedkommende er ansatt i stilling eller oppdrag 

som er vedtatt opprettet av generalforsamlingen.

Ved møter og arrangementer som varer utover 6 timer bør faktiske kostnader til 

bevertning ikke overstige et nivå som tilsvarer statens satser for diettgodtgjørelse.

(Diettgodtgjørelse er 6 til 12 timer, kr. 289,-. Bilgodtgjørelse er for tiden kr. 4,10 pr. km, 

og kr. 4,20 pr km for Elbil.

Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal fremgå av særskilt konto i lagets 

regnskap.

 

8. Attestasjon og anvisning av utbetalinger. Bruk av kontantutbetalinger.

Alle utbetalinger skal anvises og attesteres. Attestasjonen er en bekreftelse av at varen/

tjenesten er levert. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder laget og kan 

utbetales. Lagets styreleder og økonomileder har anvisningsrett i fellesskap. Attestasjon 

anvisning skal godkjennes elektronisk i borettslagets regnskapssystem.

 

Ingen alene kan anvise utbetalinger til seg selv. Alle utbetalinger til tillitsvalgte skal 

signeres av to styremedlemmer.

Forretningsfører og driftskoordinator klargjør faktura eller utleggsskjema til godkjenning. 

Borettslaget oppbevarer ikke kontanter. 

 

9. Personlig adferd

De tillitsvalgte opptrer på vegne av borettslaget. Den personlige adferd i utøvelsen av 

vervet og i sammenhenger som av andre naturlig kan knyttes opp til utøvelsen av vervet, 

må derfor ta hensyn til dette. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfull, ansvarlig, 

profesjonell, aktsom og varsomt i kontakt med ansatte, beboere, leverandører og 

offentlige myndigheter.

 

10. Forholdet til offentligheten.

Når tillitsvalgte på vegne av borettslaget opptrer i offentlige sammenhenger, i forhold til 

massemedia mv. Er det av stor betydning at borettslaget og bomiljøet omtales på en 

måte som ikke er egnet til å skade Borettslaget, strøket eller bomiljøet. Styremedlemmet 

med rolle som informasjonsansvarlig, er den som i tillegg til styreleder svarer ut saker i 

media.